“Waarom vervangen systemen mensen niet op de werkvloer?”

Transcript: Waarom vervangen systemen mensen niet op de werkvloer?

Systemen vervangen geen mensen. Als je hoort dat een bedrijf op systemen moet draaien in plaats van op mensen, dan klinkt het al snel alsof mensen minder belangrijk worden. Alsof je ze wilt vervangen door software.

Maar het tegenovergestelde is waar. Eerst het verschil. Een bedrijf dat op mensen draait werkt omdat de juiste mensen er zijn.

Een bedrijft dat op systemen draait blijft ook werken als die mensen er niet zijn. Het gaat dus niet om hoeveel mensen je hebt, maar waar het werk zit. In een hoofd of in een systeem.

Mensen zijn dus niet het probleem. Werkt het in een bedrijf niet soepel, dan wordt al snel naar mensen gekeken natuurlijk. FCL is een uitvoering, werken langs elkaar heen, kennen het allemaal.

Afdelingen weten niet van elkaar wat ze doen. Dan noemen we dat een communicatieprobleem of een cultuurprobleem. Maar meestal is dat het niet.

Silos, dat noemen we geïsoleerde afdelingen, dat is een systeemprobleem, geen mensenprobleem. Mensen doen hun best, maar het systeem werkt ze tegen. Als informatie niet vanzelf van de ene naar de andere afdeling gaat, maakt het niet uit hoe goed je mensen zijn.

Het valt er namelijk altijd tussen. De volgende stelling is, personeelsdekort is vaak een procesdekort. Dat is het tweede misverstand.

We zijn te druk, dus we hebben meer mensen nodig. Soms klopt dat, maar vaak ligt het probleem toch echt ergens anders. Kijk eens hoeveel tijd je mensen kwijt zijn aan zoeken, navragen, overtypen, dingen dubbel doen.

Het werk is helemaal niet nodig. En een extra collega aannemen haalt de druk weg, maar die nieuwe collega gaat precies hetzelfde onnodige werk doen. Dus een betere inrichting haalt over die druk weg en is blijvend.

Nou, en denk dan eens aan de collega bij wie alles in het hoofd zit. Die collega is vaak goud waard, want hij zit er vaak al jaren, is hartstikke royaal, maar hij zit zelf ook vast. Hij kan niet rustig op vakantie, want de telefoon gaat toch.

Hij kan niet doorgroeien naar een andere rol, want dan valt alles om. En hij is de hele dag bezig met vragen beantwoorden in plaats van het werk doen waar hij zelf goed in is. En als je nou zijn kennis in het systeem zet, haal je hem weg, maar je maakt hem juist vrij.

Waar systemen dan wel voor zijn? Het doel van het systeem is niet om mensen te vervangen. Het doel is om mensen alleen nog het werk te laten doen dat er echt toe doet.

Het werk waarvoor ze aangenomen zijn en waar ze goed in zijn. Dus niet het saaie, herhalende, foutgevoelige werk. Dat doet het systeem.

Dus als je mensen alleen nog het waardevolle werk laat doen, dan groeit je bedrijf. Het persoonlijke is het mechanisme, de groei en de uithoek natuurlijk. Dan nog AI, want daar geldt precies hetzelfde voor.

Iedereen wil ermee aan de slag, maar AI werkt alleen als het weet hoe jouw bedrijf werkt. En dat haalt het uit data en context. Draait je bedrijf op mensen, dan zit die kennis in hoofden.

AI kan niet in iemands hoofd kijken. Daardoor blijft AI bij losse trucjes, tekstjes schrijven, mailtjes samenvatten, dat soort zaken. Draait je bedrijf nou op systemen, dan staan je processen, je klanten, je projecten allemaal op één plek.

En dan heeft AI iets om op te bouwen en kan het dus echt werk uit de handen nemen. Daarom moet het in de juiste volgorde. Eerst breng je activiteiten in kaart, daar maak je vast de processen van.

Die processen automatiseer je en die automatiseringen koppel je aan elkaar met workflows. Dan pas komt AI. Elke stap bouw je op de vorige.

Dan begin je bij AI, dan bouw je op loszand. Samengevat, op systemen draaien gaat niet over minder mensen. Het gaat over mensen die niet meer vastzitten.

En op mensen draaien maakt je kwetsbaar. Op systemen draaien maakt je mensen vrij.