“Why don't systems replace people in the workplace?”
Why systems don't replace people? Systems don't replace people. They take away the searching, chasing and retyping, so people can do the work they were hired for. Problems that are seen as a culture or staffing problem usually lie in how the work is organised.
Transcript: Why don't systems replace people in the workplace?
Systemen vervangen geen mensen. Als je hoort dat een bedrijf op systemen moet draaien in plaats van op mensen, dan klinkt het al snel alsof mensen minder belangrijk worden. Alsof je ze wilt vervangen door software.
Maar het tegenovergestelde is waar. Eerst het verschil. Een bedrijf dat op mensen draait werkt omdat de juiste mensen er zijn.
Een bedrijft dat op systemen draait blijft ook werken als die mensen er niet zijn. Het gaat dus niet om hoeveel mensen je hebt, maar waar het werk zit. In een hoofd of in een systeem.
Mensen zijn dus niet het probleem. Werkt het in een bedrijf niet soepel, dan wordt al snel naar mensen gekeken natuurlijk. FCL is een uitvoering, werken langs elkaar heen, kennen het allemaal.
Afdelingen weten niet van elkaar wat ze doen. Dan noemen we dat een communicatieprobleem of een cultuurprobleem. Maar meestal is dat het niet.
Silos, dat noemen we geïsoleerde afdelingen, dat is een systeemprobleem, geen mensenprobleem. Mensen doen hun best, maar het systeem werkt ze tegen. Als informatie niet vanzelf van de ene naar de andere afdeling gaat, maakt het niet uit hoe goed je mensen zijn.
Het valt er namelijk altijd tussen. De volgende stelling is, personeelsdekort is vaak een procesdekort. Dat is het tweede misverstand.
We zijn te druk, dus we hebben meer mensen nodig. Soms klopt dat, maar vaak ligt het probleem toch echt ergens anders. Kijk eens hoeveel tijd je mensen kwijt zijn aan zoeken, navragen, overtypen, dingen dubbel doen.
Het werk is helemaal niet nodig. En een extra collega aannemen haalt de druk weg, maar die nieuwe collega gaat precies hetzelfde onnodige werk doen. Dus een betere inrichting haalt over die druk weg en is blijvend.
Nou, en denk dan eens aan de collega bij wie alles in het hoofd zit. Die collega is vaak goud waard, want hij zit er vaak al jaren, is hartstikke royaal, maar hij zit zelf ook vast. Hij kan niet rustig op vakantie, want de telefoon gaat toch.
Hij kan niet doorgroeien naar een andere rol, want dan valt alles om. En hij is de hele dag bezig met vragen beantwoorden in plaats van het werk doen waar hij zelf goed in is. En als je nou zijn kennis in het systeem zet, haal je hem weg, maar je maakt hem juist vrij.
Waar systemen dan wel voor zijn? Het doel van het systeem is niet om mensen te vervangen. Het doel is om mensen alleen nog het werk te laten doen dat er echt toe doet.
Het werk waarvoor ze aangenomen zijn en waar ze goed in zijn. Dus niet het saaie, herhalende, foutgevoelige werk. Dat doet het systeem.
Dus als je mensen alleen nog het waardevolle werk laat doen, dan groeit je bedrijf. Het persoonlijke is het mechanisme, de groei en de uithoek natuurlijk. Dan nog AI, want daar geldt precies hetzelfde voor.
Iedereen wil ermee aan de slag, maar AI werkt alleen als het weet hoe jouw bedrijf werkt. En dat haalt het uit data en context. Draait je bedrijf op mensen, dan zit die kennis in hoofden.
AI kan niet in iemands hoofd kijken. Daardoor blijft AI bij losse trucjes, tekstjes schrijven, mailtjes samenvatten, dat soort zaken. Draait je bedrijf nou op systemen, dan staan je processen, je klanten, je projecten allemaal op één plek.
En dan heeft AI iets om op te bouwen en kan het dus echt werk uit de handen nemen. Daarom moet het in de juiste volgorde. Eerst breng je activiteiten in kaart, daar maak je vast de processen van.
Die processen automatiseer je en die automatiseringen koppel je aan elkaar met workflows. Dan pas komt AI. Elke stap bouw je op de vorige.
Dan begin je bij AI, dan bouw je op loszand. Samengevat, op systemen draaien gaat niet over minder mensen. Het gaat over mensen die niet meer vastzitten.
En op mensen draaien maakt je kwetsbaar. Op systemen draaien maakt je mensen vrij.
So what do systems actually solve?
A business that runs on people works because the right people are there. A business that runs on systems keeps working when those people are briefly away. The difference is not in the number of people, but in where the work sits: in someone's head or in a system. The dull, repetitive and error-prone work goes to the system, and the valuable work stays with people.
Are silos a people problem?
No. If information doesn't move from one department to the next by itself, it falls through the cracks, however good your people are. That is a system problem.
Do you really need more staff?
A staff shortage is often a process shortage. An extra colleague will end up doing the same unnecessary work: searching, chasing, retyping and duplicate work.
What about the colleague who knows everything?
That colleague can't go on holiday in peace or progress, and spends all day answering questions. If you put their knowledge into a system, you free them up.
Running on people makes you vulnerable. Running on systems frees your people up.
Frequently asked questions on this topic
Why doesn't AI work well in a business that runs on people?
AI only works if it knows how a business operates, and it gets that from data and context. If the knowledge is in people's heads, AI can't reach it. It then stays limited to isolated tricks such as writing texts and summarising emails. If processes, customers and projects are in one place, AI has something to build on and can genuinely take over work.
In what order do you set up systems?
First you map out activities. From those, you document the processes. You automate those processes, and you link the automations together with workflows. Only then does AI come in. Each step builds on the previous one. Anyone who starts with AI is building on sand, because the underlying processes and data are still missing.
Why doesn't an extra employee solve workload permanently?
A new colleague takes away pressure temporarily, but ends up doing the same unnecessary work as everyone else: searching, chasing, retyping and doing things twice. So the cause remains. Organising the work better also removes that pressure, and does so permanently, because the unnecessary work disappears instead of being spread across more people.
Stef van Krieken
Any questions? Chat with MondayBot
Chat with our bot (in Dutch), and if that does not help, let's just give each other a call.
Why don't systems replace people in the workplace?
Curious about monday CRM?
