Van versnipperde processen naar één centrale waarheid
Harmoniz Seeds is een internationaal veredelingsbedrijf dat zich richt op de ontwikkeling van innovatieve groenterassen.
Door de fusie van twee organisaties en een sterke internationale groei nam ook de complexiteit van de organisatie toe. Nieuwe projecten, meer klanten, meerdere locaties en verschillende afdelingen zorgden ervoor dat bestaande werkwijzen steeds meer onder druk kwamen te staan.
Wat jarenlang werkbaar was geweest, bleek steeds moeilijker schaalbaar. Informatie zat verspreid over systemen, Excel-bestanden en afdelingen. Medewerkers werkten hard, maar het werd steeds lastiger om overzicht te houden over projecten, verantwoordelijkheden en voortgang.
Samen met Harmoniz Seeds zijn we gestart met het creëren van structuur, inzicht en schaalbaarheid binnen hun R&D- en commerciële processen.
Huidige situatie
Harmoniz Seeds bevond zich in een fase van sterke groei. Tegelijkertijd moesten verschillende teams samenwerken aan honderden lopende veredelingsprojecten die vaak meerdere jaren in beslag nemen.
De organisatie werkte met verschillende systemen, waaronder Phenome voor de registratie van R&D-data, Priority als ERP-systeem en diverse Excel-bestanden die door afdelingen zelf waren ontwikkeld.
Hoewel er veel data werd geregistreerd, ontbrak het aan centraal inzicht.
R&D beschikte over de meeste informatie rondom de projecten. Sales had beperkt inzicht in de voortgang van veredelingsprojecten. Product Development werkte vanuit eigen informatiebehoeften. Management beschikte niet over één centrale plek waar de status van projecten, prioriteiten, capaciteit en voortgang zichtbaar waren.
Hierdoor ontstond een situatie waarin veel informatie aanwezig was, maar moeilijk toegankelijk was voor de mensen die deze informatie nodig hadden om hun werk goed uit te voeren.
Projectinformatie moest vaak handmatig worden opgevraagd. Statusupdates verliepen via e-mail, vergaderingen of persoonlijke communicatie. Veel kennis zat opgeslagen in hoofden van medewerkers in plaats van in processen of systemen.
Business uitdaging
De uitdaging ontstond niet doordat Harmoniz onvoldoende groeide.
De uitdaging ontstond doordat de organisatie sneller groeide dan de bestaande manier van werken kon ondersteunen.
Het aantal projecten nam toe. Het aantal stakeholders nam toe. De afhankelijkheden tussen afdelingen namen toe.
Daardoor werd het steeds lastiger om grip te houden op lopende projecten en de samenwerking tussen R&D, Product Development, Sales en Management.
Er ging veel tijd verloren aan het verzamelen van informatie, het afstemmen tussen teams en het handmatig opvolgen van processen.
Tegelijkertijd ontstond behoefte aan meer voorspelbaarheid richting klanten. Sales wilde beter inzicht in de status van projecten. Management wilde beter kunnen sturen op voortgang, capaciteit en prioriteiten.
Het werd duidelijk dat verdere groei alleen mogelijk zou zijn wanneer de onderliggende processen beter georganiseerd en ondersteund werden.
Problemen
De gevolgen werden steeds zichtbaarder in de dagelijkse praktijk.
Er was geen centraal overzicht van projecten, statussen of prioriteiten.
Afdelingen waren afhankelijk van elkaar om informatie te verkrijgen.
Projecten konden vertraging oplopen zonder dat direct zichtbaar was waar de oorzaak lag.
Sales kon klanten niet altijd voorzien van betrouwbare verwachtingen omdat de benodigde informatie verspreid was over verschillende systemen en afdelingen.
Management beschikte niet over realtime inzicht in de status van projecten, capaciteitsvraagstukken of mogelijke bottlenecks.
Daarnaast werkte de organisatie nog grotendeels volgens werkwijzen die waren ontstaan vóór de groei en vóór de fusie van beide organisaties.
Veel processen waren nooit expliciet vastgelegd. Verantwoordelijkheden waren niet altijd duidelijk. Overdrachten tussen afdelingen verliepen vaak op basis van impliciete afspraken.
Daardoor ontstonden frustraties, vertragingen en inefficiënties binnen de organisatie.
Blinde vlek
Aan het begin van het traject leek het probleem relatief duidelijk.
Harmoniz wilde meer overzicht creëren binnen projecten. Men zocht naar een manier om taken, statussen en voortgang beter zichtbaar te maken.
Tijdens het traject bleek echter dat het werkelijke vraagstuk veel dieper lag.
Hoe verder we de processen in kaart brachten, hoe duidelijker werd dat veel processen nog niet volledig waren gedefinieerd.
De organisatie dacht aanvankelijk dat de processen al bekend waren en dat deze vooral beter zichtbaar moesten worden gemaakt.
In werkelijkheid bleek dat veel cruciale proceskennis impliciet aanwezig was binnen afdelingen en zelfs bij individuele medewerkers.
Met name binnen R&D bleek een groot deel van de operationele kennis geconcentreerd te zijn bij één sleutelpersoon. Deze medewerker had eigen Excel-bestanden ontwikkeld om processen beheersbaar te houden. Veel informatie over voortgang, status en werkwijze was hierdoor niet zichtbaar voor de rest van de organisatie.
Tijdens workshops en procesanalyses ontstonden regelmatig discussies over verantwoordelijkheden, processtappen en overdrachten. Niet omdat medewerkers het oneens waren, maar omdat veel afspraken nooit expliciet waren vastgelegd.
Daarnaast bleek dat grote hoeveelheden waardevolle data wel werden geregistreerd in Phenome, maar niet operationeel werden gebruikt om projecten aan te sturen.
De grootste ontdekking was uiteindelijk dat Harmoniz niet alleen een overzichtsprobleem had.
De organisatie wilde bouwen op processen die nog onvoldoende waren uitgewerkt om verdere groei te ondersteunen.
Problemen
Het traject begon niet met software.
Het begon met begrip.
Door middel van discovery-sessies en gesprekken met stakeholders vanuit verschillende afdelingen hebben we eerst het domein, de processen en de uitdagingen volledig in kaart gebracht.
Vervolgens zijn we gestart met een diepgaande procesmapping.
Hierbij werd iedere stap binnen de keten geanalyseerd.
Van aanvraag tot veredelingsproces.
Van R&D tot Product Development.
Van overdracht tot commerciële opvolging.
Gedurende dit proces werden ontbrekende stappen, ontbrekende data, onduidelijke verantwoordelijkheden en ontbrekende overdrachtsmomenten zichtbaar gemaakt.
Pas nadat deze fundamenten waren vastgesteld, zijn we de bestaande systemen gaan analyseren.
De uiteindelijke oplossing bestond uit het creëren van één centrale werkomgeving binnen Monday.com als One Source of Truth voor de organisatie.
Phenome bleef het specialistische registratiesysteem voor R&D-data.
Via koppelingen en integraties wordt relevante informatie automatisch beschikbaar gemaakt binnen Monday.com.
Daarnaast zijn bestaande Excel-processen geïntegreerd en toegankelijk gemaakt voor de organisatie.
Binnen de nieuwe omgeving worden automatisch:
- Taken aangemaakt
- Verantwoordelijkheden toegewezen
- Statussen bijgewerkt
- ETA's berekend
- Meldingen verstuurd
- Overdrachten tussen afdelingen gestart
- Dashboards bijgewerkt
Ook werd een CRM-omgeving ingericht waarmee salesactiviteiten, klantinformatie en commerciële inzichten centraal beschikbaar werden.
Iedere afdeling krijgt toegang tot de informatie die relevant is voor haar werkzaamheden.
Hierdoor ontstaat overzicht zonder onnodige complexiteit.
Voordeel
De grootste verandering werd zichtbaar in de dagelijkse praktijk.
Medewerkers hoeven minder informatie op te vragen.
Minder te zoeken.
Minder te wachten.
Minder afhankelijk te zijn van andere afdelingen.
Projectinformatie is direct beschikbaar.
Verantwoordelijkheden zijn duidelijk.
De volgende stap binnen een proces is zichtbaar.
Hierdoor ontstaat meer rust binnen de organisatie.
Ook neemt de frustratie af.
Veel vragen die voorheen via e-mail, vergaderingen of persoonlijke communicatie werden gesteld, kunnen medewerkers nu zelfstandig beantwoorden.
Daarnaast vermindert de administratieve last.
Automatiseringen nemen terugkerende werkzaamheden over en zorgen ervoor dat minder handmatig werk nodig is om projecten op koers te houden.
Iedere afdeling beschikt over de juiste informatie om zelfstandig beslissingen te nemen.
Impact
De impact gaat verder dan operationele efficiëntie.
Harmoniz heeft een fundament gecreëerd waarop verdere groei mogelijk wordt zonder de controle te verliezen.
Processen zijn gedigitaliseerd en gestroomlijnd.
Afdelingen werken vanuit dezelfde informatiebron.
Verantwoordelijkheden zijn expliciet vastgelegd.
Overdrachten verlopen gestructureerd.
Management beschikt over realtime inzicht in projecten, capaciteit en voortgang.
De afhankelijkheid van individuele medewerkers is sterk verminderd.
Het risico dat projecten stilvallen of vertraging oplopen is afgenomen.
Interne frustraties zijn verminderd.
Ook richting klanten ontstaat meer voorspelbaarheid en betrouwbaarheid.
Waar groei voorheen steeds meer complexiteit creëerde, beschikt Harmoniz nu over een schaalbare manier van werken die verdere groei ondersteunt.
Lessons learned
De belangrijkste les uit dit traject was dat processen minder duidelijk waren dan aanvankelijk werd gedacht.
Harmoniz dacht in eerste instantie dat er vooral behoefte was aan meer overzicht.
Tijdens het traject bleek dat eerst de onderliggende processen expliciet gemaakt moesten worden voordat technologie effectief kon ondersteunen.
Daarnaast werd zichtbaar hoe afhankelijk de organisatie was geworden van één sleutelpersoon binnen R&D.
Ook werd duidelijk dat iedere afdeling andere informatie nodig heeft om succesvol te kunnen werken.
Het project liet zien dat succesvolle digitalisering niet begint bij software.
Het begint bij het begrijpen van processen, verantwoordelijkheden, overdrachten en informatiebehoeften.
Pas wanneer deze fundamenten helder zijn, kan technologie zorgen voor duurzame verbetering.
De belangrijkste les voor andere veredelingsbedrijven is dan ook:
Groei legt niet de problemen bloot die morgen ontstaan.
Groei legt de problemen bloot die vandaag al aanwezig zijn, maar nog niet zichtbaar zijn.